Software Attendance Management: Manfaat, Fungsi dan Rekomendasi Sistem Terbaik

Penggunaan software attendance management oleh perusahaan memiliki beragam manfaat yang menguntungkan baik bagi perusahaan atau instansi dan juga pekerja.

Software ini didesain khusus dalam membantu kelola data absensi karyawan yang kemudian diintegrasikan ke sistem payroll atau penggajian.

Aplikasi attendance management akan membantu karyawan yang biasanya mengisi data absensi ataupun perusahaan yang mengelola data secara manual, kini dapat dikerjakan secara otomatis sehingga lebih praktis dan sederhana.

Aplikasi manajemen kehadiran karyawan ini juga dibekali oleh berbagai fitur penting untuk membantu kelola data pegawai. Sistem ini akan membantu pihak manajemen instansi dan perusahaan dalam membuat keputusan penting terkait keberlangsungan kegiatan perusahaan dan instansi.

Mengenal Sistem Attendance Management

Sistem attendance management merupakan sistem kelola data kehadiran karyawan yang bisa diterapkan oleh perusahaan dan juga instansi.

Pengelolaan data kehadiran karyawan memainkan peran yang penting untuk mengevaluasi produktivitas masing-masing pekerja hingga penentuan profit organisasi tempat kerja.

Dengan sistem ini, maka perusahaan bisa melihat pekerja mana yang sangat produktif dan pekerja mana yang sering melanggar peraturan kehadiran.

Pekerja yang dianggap sering melanggar peraturan kehadiran dapat ditertibkan atau bahkan dilakukan pemutusan hubungan kerja apabila terlalu sering melanggar.

Dengan dilakukannya evaluasi produktivitas, maka perusahaan dapat semakin bertumbuh dan berkembang pesat untuk menghasilkan profit lebih.

Fungsi Software Attendance Management dalam Internal Perusahaan

Penerapan software ini di dalam perusahaan memiliki beragam fungsi yang sangat menguntungkan dan memudahkan dalam kelola presensi karyawan. Berikut adalah fungsi dari software manajemen presensi:

1. Membentuk Budaya Disiplin Seluruh Pekerja

Software manajemen presensi karyawan ini memiliki fungsi dalam membentuk budaya disiplin para pekerja. Kedisiplinan akan menjadi sebuah budaya tersendiri yang lama kelamaan akan membentuk karakter setiap pekerja agar taat pada aturan perusahaan.

Dengan adanya disiplin pekerja, maka pekerja akan lebih produktif dan memiliki kinerja baik. Hal ini karena sistem akan mencatat dan merekap kehadiran karyawan secara otomatis meliputi waktu kedatangan, waktu pulang, jadwal cuti, jadwal shift, data lembur dan sebagainya.

2. Fungsi Self Service

Software manajemen presensi karyawan memiliki fungsi self service yakni pengurusan administrasi karyawan secara mandiri via aplikasi.

Saat ingin melakukan pencetakan slip gaji, pengajuan cuti, pengecekan sisa masa cuti tidak perlu repot menghubungi admin HRD dan sebagainya.

Karyawan cukup mengajukan cuti lewat fitur pengajuan cuti. Selanjutnya staf HR akan menilai kelayakan karyawan tersebut untuk mengambil cuti di hari yang diinginkan. Apabila disetujui, maka akan ada pemberitahuan di software.

3. Fungsi Pelaporan

Pelaporan mengenai kinerja karyawan dapat dilihat secara harian, bulanan ataupun per periode tertentu. Laporan juga bisa dalam bentuk terperinci dan mendetail ataupun rekapitulasi data.

Manfaat Menerapkan Attendance Management untuk Perusahaan

Jika dulunya attendance management harus dikerjakan secara manual dengan penyimpanan data yang dilakukan secara konvensional, maka saat ini seiring perkembangan teknologi maka sistem manajemen kehadiran bisa dikerjakan menggunakan sebuah software. Berikut manfaat aplikasi manajemen kehadiran:

1. Meminimalisir Kesalahan yang Disengaja atau Kecurangan

Software attendance management memiliki manfaat dalam menyajikan data-data akurat dan asli sesuai fakta yang ada di lapangan. Software ini mencegah adanya upaya pekerja yang ingin mengakali atau melakukan kecurangan terkait dengan penggunaan waktu kerja dan manipulasi data kehadiran.

Software manajemen kehadiran telah didesain dengan sangat aman karena sudah dilengkapi oleh enkripsi dan juga penyimpanan data di server aplikasi yang sangat aman.

Dengan adanya fitur-fitur ini, maka baik pihak perusahaan dan karyawan pun tidak akan dirugikan akibat kesalahan data baik disengaja atau tidak.

2. Kemudahan Aksesibilitas Data

Kelebihan aplikasi attendance management selanjutnya adalah dari segi kemudahan terhadap akses data yang tersimpan di dalam server database aplikasi. Seluruh proses dari mulai input, rekap data hingga akses data sudah diotomatisasi secara langsung.

Kapan saja staf HR atau pemilik bisnis ingin mengecek dan mengevaluasi kehadiran para pekerjanya, maka ia dapat mengaksesnya melalui software secara langsung. Data kehadiran karyawan akan langsung dimuat di layar interface software.

Sistem di dalam aplikasi kehadiran akan bekerja secara otomatis sehingga tidak dibutuhkan admin khusus. Jika dibutuhkan, aplikasi juga bisa dikelola secara manual. Cukup disetel saja di dalam pengaturan.

Dengan adanya otomatisasi di dalam sistem, maka staf HR dalam memantau dan mengevaluasi kinerja seluruh karyawan untuk mengecek kedisiplinan dan konsistensi.

3. Telah Diintegrasikan ke Berbagai Sistem yang Dibutuhkan

Perkembangan teknologi memberikan kemudahan di berbagai sektor kehidupan. Software manajemen kehadiran karyawan ini akan memangkas waktu perusahaan dalam pengumpulan data presensi pekerja, analisis, hingga penggajian dan data terkait.

Sistem dapat diintegrasikan ke berbagai aktivitas lainnya yang berkaitan seperti payroll, sistem evaluasi karyawan hingga penentuan kenaikan pangkat.

Dengan adanya sistem yang saling terkait, maka pekerjaan menjadi lebih singkat. Pengoperasian aplikasi juga lebih mudah dipahami.

4. Efektif dalam Penggunaan Waktu

Manfaat attendance management adalah dapat mengefektifkan penggunaan waktu yang dibutuhkan dalam mengerjakan pekerjaan terkait pengelolaan presensi hingga hal yang terkait dengan kinerja pekerja. Selain menghemat waktu, sistem manajemen kehadiran pekerja juga dapat menghemat biaya.

Dengan adanya sistem online ini, para pekerja dapat melakukan presensi dengan cepat karena adanya mobile clocking yang bisa diakses secara mandiri. Hal ini berbeda dengan sistem presensi manual yang seringkali menyebabkan antrean panjang karyawan di pabrik dan perusahaan besar untuk presensi.

Selain itu, staf HR yang biasa harus mengerjakan pekerjaan repetitif dan tidak produktif seperti mengelola presensi karyawan kini dapat mengalihkan fokusnya untuk membuat program pemberdayaan karyawan atau peningkatan skill karyawan.

5. Analisis Data Kehadiran Lebih Mudah

Salah satu keuntungan perusahaan apabila beralih menerapkan sistem attendance management di dalam manajemen karyawan adalah memudahkan staf HR dalam memeriksa kehadiran para pekerjanya secara real time saat itu juga.

Pihak yang bertanggung jawab mengurusi kehadiran karyawan dapat mengetahui siapa saja karyawan yang hadir, izin, cuti, atau bolos dan terlambat masuk kapanpun dan dimanapun.

Staf HR yang bertanggung jawab mengurusi kehadiran karyawan bisa mengambil data kehadiran karyawan kapanpun sewaktu-waktu secara mandiri ketika dibutuhkan meski sedang berada di luar kota. Anda tidak perlu lagi meminta tolong staf divisi bersangkutan untuk mengirimkan data via email.

 

Related Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published.